Hold Projektet fremad
Vi vil også se på nogle af de værktøjer til ændring af styring, du kan bruge, og hvordan projektstyringsstyring kommer i spil.
Før vi endda taler om processer eller værktøjer, vil jeg diskutere dine udsigter for at ændre.
Accept ændringer sker
Ændringer kan ske på ethvert punkt i projektledelsens livscyklus .
Den nemmeste måde at gøre forvaltningsændringer på projekter mindre hovedpine er at vide, at det vil ske og planlægge det.
At have strategier på plads til at håndtere ændringer, før de sker, er den hurtigste måde at få alle ombord med, hvad der vil være anderledes.
En defineret struktureret forandringsproces er det bedste sted at starte. Det er din playbook for, hvad der vil ske, hvis nogen antyder, at projektet skal gøre noget andet end det, der er planlagt og en god måde at undgå projektfejl.
Ændringsstyringsprocessen
Forandringsstyringsprocessen ser sådan ud:
- Modtag oplysninger om ændringen
- Vurder ændringen, herunder planlægning, hvor meget arbejde det skal være
- Forbered en henstilling om, hvorvidt det er værd at gå videre.
- Så får du en beslutning fra projektsponsor om, hvorvidt du skal inkorporere ændringen eller ej.
Lad os se på hvert af disse trin igen.
Modtag oplysninger om ændringen
Du modtager en anmodning om at ændre projektet. Du kan modtage oplysninger på hundredvis af forskellige måder: i et møde, via e-mail, på telefonen, i korridoren, når du skynder dig ud af kontoret om aftenen. Ideelt set får du oplysningerne på en ændringsanmodningsformular, men du bør vide, at i virkeligheden tror mange vigtige interessenter, at udførelsen af denne form for papirarbejde er projektlederens job. Og i dit firma kan det være.
Brug din projektændringsskabelon (mere om det på et minut) for at fange alle detaljerne i anmodningen, men uformelt kommer de med dig. Kør så formularen forbi initiativtageren, så du ved, at du har nøjagtigt reflekteret, hvad det er, de vil have.
Husk, at ændringer også kan være om at tage arbejde. Antag ikke altid, at ændringer vil forholde sig til at sætte arbejde ind. Processen er den samme uanset om du øger eller mindsker projektets omfang.
Udfør ændringsvurdering
Se nærmere på ændringsanmodningen. Du vil vurdere effekten på:
- Tidsplan
- Dokumentation
- Arbejdet er gjort til dato og arbejder stadig at gøre
- Budget
- Kvalitetsforanstaltninger
- Anvendelsesområde
- Ressource tilgængelighed.
For eksempel kan en softwareændring anslås til 5 dage.
Dette ville ikke blot tilføje 5 dage til skemaet, fordi det ville skubbe en anden opgave og flytte det i en tidsramme, hvor nøglen ressource er på ferie. Denne opgave skal også flyttes, så generelt vil denne ændring tilføje 8 dage til tidsplanen. Det ville koste $ 5k at gøre, og de ekstra 8 dage skubber os ind i en anden måned med leverandørkontrakten, så der er omkostninger til at overveje der også. Kvalitet forbliver den samme, men omfang ændrer sig for at indarbejde den nye ændring. Alle relevante dokumenter skal opdateres, herunder projektplanen og uddannelsesmanualerne, som allerede er startet.
Som du kan se, kan en simpel 5-dages ændring få vidtrækkende effekter. Det er vigtigt at vide alt om disse, før du har besluttet, om du skal gøre forandringen eller ej, da du har det fulde billede, kan ændre resultatet.
Forbered og fremsæt en anbefaling
Nu ved du den fulde virkning af ændringen, du kan lave en anbefaling om, hvorvidt det er værd at gå videre med det.
I nogle tilfælde vil det ikke være, fordi den opfattede fordel vil være mindre end prisen. I andre tilfælde kan der være tilstrækkelig fordel for at kompensere for omkostningerne ved at udføre det ekstra arbejde. I endnu andre tilfælde kan du opleve, at ændringen vil have en negativ indvirkning på omkostningerne, men der er ikke noget, du kan gøre ved det, fordi det er et lovgivningsmæssigt eller overensstemmelsesproblem eller for en anden intern grund som en organisatorisk omstrukturering.
Få beslutningen
For små ændringer, der falder ind under din tilladelsesgrænse, kan du træffe beslutningen om, hvorvidt du accepterer ændringen eller ikke dig selv (med det rigtige input fra holdet). Noget større skal godkendes af projektsponsor eller projektbræt.
Husk at gå tilbage og fortælle nogen, hvis deres ændring er blevet afvist. Du vil undgå at irritere dine projektinteressenter, hvis du kan!
Skift administrationsværktøjer
Der er en række værktøjer til ændring af styring, som du kan bruge til at gøre denne proces lettere og mere strømlinet. Jeg vil anbefale:
- En tjekliste eller proceskort, der går folk igennem, præcis hvad de skal gøre for at skabe en ændring i dit projektomfang.
- En skabelonændringsanmodning. Dette kunne være online via en automatiseret arbejdsgang.
Lad os se på, hvad der går ind i en projektændringsanmodning næste.
Hvad går i en projektændringsanmodning
Projektændringsanmodningen skal indeholde:
- Navnet på den person, der anmoder om ændringen ("anmoderen").
- En unik identifikator, som et ændringsnummer (du kan tilføje dette selv senere, da det ikke er sandsynligt, at nogen af de mennesker, der hæver anmodningen og bruger formularen, ved, hvad de skal sætte i den boks).
- En beskrivelse af den foreslåede ændring, med så meget detaljer som de kan klare.
- Kategorien af ændringen. Ideelt set vil du prepopulere dette afsnit, så de kun skal kryds i feltet. Dette er et godt sted at bemærke om en ændring er at gøre med regulering eller intern overensstemmelse, som om det er (ægte), så du kan omgå mange af planlægnings- og vurderingsforløbet og simpelthen komme videre med det.
- 'Hvorfor' af forandringen. Hvad er begrundelsen for at gøre det? Hvorfor ønsker anmelderen det?
- Virkningen af ændringen til forskellige elementer i projektet, herunder tid, omkostninger, kvalitet, omfang. De har muligvis ikke alle detaljer, så du kan muligvis arbejde sammen med dem under ændringsvurderingstrinnet for at udfylde emnerne. De bør fuldføre så meget som muligt. Det minimum, du leder efter på dette tidspunkt, er for dem at bekræfte, om det vil øge, mindske eller ændre de eksisterende projektparametre.
I bunden af ændringsanmodningsformularen vil der være nogle detaljer for dig at udfylde, da ændringen omtales nærmere. Din skabelon skal også indeholde plads til:
- Ændre beslutning: Accept, Afvis eller Udsky
- Navn på person, der træffer afgørelse (eller gruppe) plus datoen for beslutningen og eventuelle yderligere kommentarer.
Den person, der foretager anmodningen, ved ikke resultatet endnu - ingen vil - så disse bokse forbliver tomme indtil den rigtige gruppe har mødt for at diskutere din anbefaling og træffe en beslutning.
Ændringer og projektomfangsstyring
Projektomfangsstyring er den vigtigste måde at kontrollere hvad der er i projektet, og hvad der ikke er. Når du modtager en ændring i projektets omfang, skal du tænke over, hvordan det påvirker projektet samlet. Din forandringsstyringsproces hjælper dig med at gøre dette, og for at indstille det i kontekst, er det kun en lille del af styring af omfang, der styrer forandring.
Det er værd at tale her om, hvordan en guide til Project Management Knowledge Base (PMBOK® Guide) - Femte udgave dækker projektforandringsstyring, fordi det ikke er så intuitivt som du måske tror. PMBOK® Guide indeholder en proces kaldet 'Control Scope' i sektionen Project Scope Management, og dette er et godt sted at starte. Forandringsstyringsprocessen på projekter skal imidlertid håndteres mere integreret, og det afspejles i teksten. PMBOK® Guide brugere skal også henvise til udfør integreret ændringskontrol proces, fordi dette angiver, hvordan alt sammen forbinder.
Med henblik på at blive PMP skal du forstå, hvordan PMBOK® Guide dækker forandringsledelse, da det er det du vil undersøge. Du skal dog huske på, at den forandringsstyringsproces, du rent faktisk bruger på dine projekter, skal integreres, let at følge og praktisk.
5 måder at hjælpe dit team gennem ændringsprocessen
Dit projektteam er afgørende for projektets succes, så det hjælper med at få dem til side, når du styrer ændringer på dit projekt.
Her er 5 måder, hvorpå du kan hjælpe dem med at komme hurtigt i gang med projektforandringsstyringsprocessen.
1. Tal om ændringer. Lad dem vide, at ændringer på projekter er normale, og at de bør forvente det.
2. Del processen. Ovenfor har vi talt om forandringsstyringsprocessen, men det kommer ikke naturligt til alle. Dine holdmedlemmer ved ikke, hvad de skal gøre, og hvad der forventes af dem, medmindre du fortæller dem. Opsæt en orientering for at gennemgå processen med dem, og lad dem vide, hvad deres rolle i det vil være.
3. gør det nemt Når et projekt går gennem en ændring i omfang, kan det være ret desorienterende. Tidsplanen er forkert, budgettet kan være anderledes, kravene er helt sikkert forskellige. Holdet kan finde en forvirrende forandring, især en stor eller en, der vende en beslutning, som de tidligere havde troet, blev sat i sten (ja det sker der). Gør processen så let som mulig for dem.
4. Vær der for at hjælpe. En ny måde at arbejde på, tager lidt tid i seng. Hvis du tidligere har forvaltet projektændringer på en uformel måde (eller slet ikke), kan en ændring i en formel proces tage et stykke tid for at blive 'den måde, vi gør ting omkring her '. Fortæl det hold, du er der for at hjælpe dem, hvis de vil køre noget forbi dig.
5. Vær ikke bange for at sige nej. Ikke alle ændringer er fornuftige forslag. Lad dit team vide, at hvis de føler sig stærkt opmærksomme på en ændring, der ikke er den rigtige ting for projektet på dette tidspunkt, vil du stå ved dem i den samtale med ændringsanmodningen.
Det er ikke en måde, du kan spore dit projekt på , hvis du ikke administrerer forandring effektivt. Så pas på. Bevæbnet med denne information kan du nu begynde at håndtere projektændringer på en kontrolleret måde.