Bedste praksis for OE Medarbejderfordel Email-meddelelse
Hvert år giver åbent tilmelding arbejdsgivere mulighed for at tilbyde gruppearbejder til deres medarbejdere i en kort tid, generelt omkring 30 til 45 dage. I dette kritiske vindue skal medarbejderne informeres om de medarbejderfordele, de kan tilmelde sig, hvornår man skal gøre det, og hvor de skal tilmelde sig. Desværre kæmper mange menneskelige ressourcer til at formidle de nødvendige oplysninger til medarbejderne, så de kan gå glip af.
Email kan være et kraftfuldt kommunikationsværktøj til at uddanne medarbejdere under åbne indmeldingsperioder, når de bruges rigtigt. Fordi det er bredt accepteret og tilgængeligt som et kommunikationsværktøj, kan dette være en god måde at nå alle medarbejdere på. Lær 10 ekspert tips til at kommunikere fordele ved åben tilmelding, så dine medarbejdere drager fordel af dine gruppeydelser i år.
Tip nr. 1 - Har planer om at kommunikere fordele før, under og efter åbent tilmelding
Måneder forud for den åbne indmeldingsdato er det vigtigt at have en solid kommunikationsplan for at levere de relevante oplysninger til medarbejderne før tilmeldingen, under den aktive tilmelding, og når indskrivningen er afsluttet. Dette kan være en serie af e-mails, der opfordrer medarbejderne til at tage specifikke handlinger, med links til tilmeldingsstedet og gavnlige oplysninger .
Tip # 2 - Tildele en central fordel kommunikationsrepræsentant
Responsiveness er kritisk under åben indskrivning, fordi medarbejderne vil have utallige spørgsmål i løbet af denne tid.
Sørg for at tildele mindst én person, der vil tjene som kontaktpunkt for alle indkommende e-mails fra medarbejdere, der har spørgsmål og bekymringer. Dette bør være en person, der er meget bekendt med plandetaljer, priser og deadlines.
Tip # 3 - Brug et internt system til indsamling af ydelsesrelateret information og analyse
Sporer din virksomhed aktivt tilmeldinger, delvise tilmeldinger og andre aspekter af tilmeldingsprocessen?
Hvis ikke, så kan et internt system være nyttigt for at holde sig oven på tilmeldingsstyring på tværs af hele organisationen. Brug en gratis e-mail-server som Outlook til at konfigurere e-mail-advarsler til dataændringer.
Tip # 4 - Opret en række meddelelser til ugentlige kontaktpunkter med medarbejdere
Åben tilmelding kan gøres lettere og mere produktiv, når der er en konstant udveksling mellem HR-teamet og medarbejderne. Som en del af din e-mail-kommunikationsstrategi skal du oprette en række meddelelser, der snakker om sundhed og velvære emner, funktionerne i ydelsesprogrammer og andre relaterede forhold. Send ud i ugentlige touch point emails til alle.
Tip # 5 - Giv ledere en ugentlig konto om tilmeldingsindsatsen
Det er altid en god ting at få fuld indkøb fra ledere under tilmeldingsindsatsen. Hvorfor? Ledere kan hjælpe medarbejderne med at prioritere at blive tilmeldt deres fordele for det kommende planår, og de kan dele, hvordan ydelser understøtter medarbejdermål. Brug en fokuseret e-mail-kampagne for ledere i løbet af OE-perioder for at holde dem ajour med vigtige opgaver og datoer.
Tip # 6 - Gør fordele e-mails sjovt
Den åbne indmeldingsperiode behøver ikke at være stressende. Faktisk kan det være en mulighed for at have lidt sjov.
Udvikle e-mails, der indeholder nogle sjove spil som trivia spørgsmål, interessante fakta om virksomheden og gratis sunde snack giveaways.
Tip # 7 - Sørg for korrekt grammatik og stavning i e-mails
Sørg for, at grammatik og stavning kontrolleres grundigt, inden du sender evt. E-mails. Dette kan sikre, at ingen typografier gør deres vej til læsere, og at e-mails giver god mening. Typoer kan forvirre medarbejdere, og de ser uprofessionelle ud.
Tip # 8 - Brug en standard e-mail skabelon og slip HTML
Når man udvikler e-mails til gavnskommunikation, siger eksperter, at det er bedst at holde sig til standard e-mail-skabelonen og holde det nemt. Stray HTML kan forstyrre nogle e-mail-læsningsprogrammer, især på mobile enheder.
Tip # 9 - Skriv kraftige emnelinjer
E-mails vil kun blive læst, når de er åbnet.
Og det sker ikke, hvis emnelinjen ikke tvinger modtagere. Når du skriver e-mails, skal du fokusere på at oprette en e-mail-emnelinie, der vil intriger modtagere til at åbne e-mailen med magtord som "presserende", "tidsfølsom" og "opmærksomhed" kan hjælpe med at nå dette mål.
Tip # 10 - Brug samlede belønningsopgørelser i sæsonbestemte e-mails
For at hjælpe medarbejderne med at forstå den fulde værdi af deres medarbejderfordele, skal du bruge samlede belønningserklæringer mindst en gang i løbet af kvartalet. Dette kan vedhæftes som PDF til individuelle e-mails, eller et hyperlink kan medtages i e-mailen for at løbe en samlet belønningsopgørelse på medarbejdernes bekvemmelighed.