Som en vejledende er en af de største måder, en projektsponsor støtter en projektleder på, kun ved at håndtere problemer, som projektsponsorens organisatoriske kløft kan håndtere.
Når projektledere løber ind i problemer, kan projektsponsorer kun løse, her er de ting, projektledere skal gøre.
Udstødning Alle andre muligheder
Projektsponsorer har en tendens til at være på det organisatoriske niveau, hvor de fleste beslutninger er vanskelige, fordi hvis en beslutning er let, bliver den lavet på et lavere niveau. De skal træffe vanskelige beslutninger, nogle gange med begrænset information.
Som projektleder skal du sørge for at have udtømt alle andre muligheder for at løse dit problem, før du går til projektsponsor. Sig for eksempel, at du har et projektmedlem, som ikke lever op til sine forpligtelser. Før du tager problemet til projektsponsor, bør du forsøge at løse problemet en-til-en med projektteamet. Når det ikke virker, skal du gå til teammedlemmets vejleder. Når det ikke lykkes at løse problemet, kan du tage problemet med projektsponsoren. Du har udtømt dine muligheder for at løse problemerne fra bunden opad.
Nu kan projektsponsoren arbejde på problemet fra toppen ned. Projektsponsor bør løse problemet med sin kammerat og informere dig om deres aftalte handling.
Det sidste, du vil have, er at have projektsponsoren komme med en beslutning, du kunne have implementeret under din egen myndighed uden hjælp.
Nogle gange sker det. Alle gør fejl. Lær af disse situationer, når de opstår, og du vil være en bedre projektleder for det. Næste gang en lignende situation kommer op, vil du klare det bedre end du gjorde før.
Vær specifik om hvad du har brug for
Selvom projektsponsorer er vant til at arbejde fra ufuldstændige oplysninger, bør en projektleder ikke udlade relevant information. Det er vigtigt for projektsponsoren at have kontekst for situationen, der kræver hans eller hendes opmærksomhed.
Når projektsponsoren har en passende kontekst til beslutningen, skal du være specifik om, hvad du har brug for fra sponsoren. Har du brug for vejledning om, hvordan man fortsætter? Har du brug for tilladelsen til at tage en bestemt handling? Har du brug for et problem løst? Har du brug for ressourcer, du ikke kan få dig selv?
Hvis du ikke har gennemtænkt det, du har brug for, kan du komme til en beslutning om, hvad du har brug for, men find ud af, at du senere var forkert. Tænk igennem problemet, før du tager det til sponsoren for at minimere risikoen for at spilde hinandens tid.
Hold din anmodning fokuseret
Projekt sponsorer er travle mennesker. Utallige problemer trækker på deres tidsplaner suger deres tid væk.
Når en projektleder har et ægte behov for projektsponsorens tid, er det ikke en dårlig ting eller et indbrud på sponsorens tid.
Tid brugt af projektleder og projektsponsor bør være yderst produktiv. Hold din anmodning fokuseret, så du bruger kun så meget af din sponsors tid som nødvendigt.
Da din sponsor oplever produktiv en-til-en-gang med dig, vil han eller hun se frem til dine møder. Mennesker på højt niveau af organisationer bruger ofte deres tid på uproduktive møder, de skal deltage i. Deltagelse i et produktivt møde kunne være en energibesparende tempoændring for din projektsponsor.